Perbedaan Email dan Memo yang Tak Banyak Orang Ketahui

Email dan memo merupakan dua bentuk komunikasi yang sering digunakan, terutama di lingkungan perusahaan. Namun, banyak orang masih bingung tentang perbedaan antara keduanya.

Dalam artikel ini akan menjelaskan perbedaan antara email dan memo serta kapan masing-masing cocok digunakan dalam konteks perusahaan.

Perbedaan email dan memo

Email adalah sarana komunikasi elektronik yang memungkinkan pengguna untuk bertukar pesan melalui perangkat elektronik.

Email sering dianggap sebagai versi online dari surat konvensional. Fungsinya meliputi pertukaran informasi secara murah dan praktis antara individu.

Fitur asynchrony pada email memungkinkan pengguna mengatur jadwal komunikasi sesuai kebutuhan masing-masing.

Di sisi lain, memo (memorandum) adalah bentuk komunikasi tertulis yang berisi pesan singkat. Memo digunakan secara internal di suatu instansi atau lembaga dan bersifat informal.

Biasanya, memo berisi perintah, pertanyaan, atau informasi dari atasan kepada bawahan atau antarpejabat setingkat.

Perbedaan utama antara email dan memo meliputi

• Komponen: Email menyertakan CC (Carbon Copy) atau Bcc, sedangkan memo tidak.
• Sifat penulisan: Email biasanya dimulai dengan sapaan, sementara memo bersifat langsung.
• Fitur: Email memiliki fitur poin-poin yang memudahkan keterbacaan, sementara memo menggunakan kolom dan judul.
• Penutupan: Email selalu menyertakan penutup, sedangkan memo tidak.
• Tanda tangan: Email biasanya diakhiri dengan tanda tangan, sedangkan memo tidak.

Bagaimana memilih antara email dan memo?

Dalam memilih antara email dan memo, pertimbangkan hal berikut:

• Jumlah penerima: Jika pesan ditujukan kepada banyak orang, email lebih cocok.
• Jenis pesan: Jika pesan bersifat formal atau panjang, memo bisa lebih tepat.
• Keterbacaan dan urgensi: Email memiliki fitur yang memudahkan keterbacaan, sedangkan memo menekankan pada informasi penting dengan judul dan kolom.

Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, dan perusahaan dapat memilih berdasarkan kebutuhan spesifik mereka. Semoga penjelasan ini membantu dalam memahami perbedaan antara email dan memo serta kapan menggunakan masing-masing dalam konteks perusahaan.