Istilah admin officer mungkin bukan hal asing bagi sebagian orang. Sering kali istilah admin officer mudah dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.
Hampir di setiap lini pekerjaan, perusahaan, atau kantor memiliki admin officer. Namun, apakah Anda sudah mengetahui apa itu admin officer?
Bisa jadi, sebagian orang masih belum begitu memahami apa itu admin officer. Juga mengenai apa manfaat serta tugas dari admin officer. Maka dari itu, artikel ini akan memberikan penjelasan mengenai apa itu admin officer, manfaat, serta tugasnya.
Apa itu admin officer?
Sebagian besar perusahaan pasti memiliki admin officer. Hal itu dikarenakan admin officer memiliki peran cukup penting dalam suatu perusahaan. Terutama pada bagian operasional suatu perusahaan.
Admin Officer merupakan profesi yang menjadi titik kontak bagi seluruh karyawan. Admin Officer menjadi bagian dalam penunjang pekerjaan karyawan dalam urusan administrasi serta pengelolaan dokumen.
Tidak adanya peran admin officer mungkin akan memberikan dampak tersendiri bagi suatu perusahaan. Dampak yang mungkin bisa terlihat jika tidak adanya peran admin officer dalam suatu perusahaan yaitu pada bagian pengelolaan arsip dan laporan. Bisa saja, pada bagian tersebut akan dijumpai sejumlah kendala.
Manfaat admin officer
Adapun manfaat dari admin officer akan membantu dalam mengatur serta memantau administrasi. Tujuannya agar hal tersebut bisa berjalan dengan lancar.
Selain itu, juga mengacu pada kerjasama dengan pihak manajerial dalam proses memeriksa atau melakukan peninjauan terhadap perusahaan dalam menemukan cara untuk memaksimalkan proses internal serta hal lainnya.
Tugas dan tanggung jawab admin officer
Terdapat 5 tugas pokok dan tanggung jawab dari admin officer sebagai berikut:
- Operator mesin fax/printer
Seseorang yang berprofesi sebagai admin officer harus mampu menguasai serta mengoperasikan berbagai alat yang menunjang kebutuhan perusahaan. Seperti peralatan mesin fotokopi, mesin fax, printer, dan lainnya.
Hal itu dikarenakan tugas admin officer lebih banyak bersentuhan dengan operasional perlengkapan kantor atau perusahaan.
- Penanganan dokumen
Kadang kala, profesi ini mengharuskan untuk berpergian ke luar kota atau kantor cabang suatu perusahaan untuk memberikan/mengirimkan laporan maupun file tertentu.
Hal itu dikarenakan tugas dari profesi ini sendiri yang menangani laporan atau berkas setiap departemen. Juga wajib dalam menjaga kerahasiaan dan keamanan file serta sistem pengarsipan.
- Mengatur Jadwal
Profesi ini juga turut mengatur jadwal pertemuan atau meeting dan mengkoordinasikan memo atau laporan tersebut kepada seluruh karyawan agar informasi tersebut bisa diketahui.
- Mengelola peralatan kantor
Admin officer juga memastikan barang inventaris kantor terpelihara dengan baik. Seperti peralatan tulis, perlengkapan kantor, dan sebagainya.
- Menyambut dan menangani keluhan pengunjung
Admin officer menjadi pintu pertama dalam pertemuan dengan pengunjung , tamu maupun pelanggan. Tugasnya akan memberikan arahan sesuai kebutuhan pengunjung serta menangani keluhan pelanggan baik secara langsung maupun telepon.
Demikian informasi seputar apa itu admin officer, manfaat, tugas dan tanggung jawabnya yang harus Anda pahami.