Keberadaan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam suatu instansi atau perusahaan adalah suatu keharusan. SOP merupakan aspek yang penting untuk memastikan tindakan operasional dan pelayanan berjalan seragam.
SOP adalah panduan yang berkaitan dengan prosedur yang harus dijalankan. Contohnya dalam perusahaan adalah SOP tentang cara menyelesaikan pekerjaan, SOP jika terjadi bencana, dan lain sebagainya.
Setiap perusahaan membutuhkan SOP yang spesifik dan berbeda dari perusahaan lain. Oleh karena itu, proses pembuatan SOP tidak bisa dengan hanya mencontoh SOP lain yang sudah ada.
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah penjelasan singkat tentang SOP, mulai dari pengertian sampai cara menyusunnya.
Apa itu SOP?
Secara umum, SOP merupakan serangkaian peraturan atau prosedur yang digunakan sebagai panduan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Panduan ini digunakan oleh SDM internal perusahaan atau instansi untuk memberi tahu apa yang harus mereka lakukan di berbagai situasi.
SOP dibuat untuk mengatur tata cara berkegiatan khususnya yang terkait dengan operasional perusahaan, contohnya cara mengoperasikan alat, cara menggunakan fasilitas, dan sebagainya.
Fungsi SOP
- Sebagai dasar hukum
SOP dapat berfungsi sebagai dasar hukum yang berlaku dalam perusahaan maupun organisasi. SOP mengatur hak dan kewajiban setiap pihak yang terlibat dalam operasional organisasi.
Jika suatu pihak melanggar aturan yang tertuang di dalam SOP, biasanya sanksi yang akan diperoleh juga telah tercantum di dalam SOP tersebut.
Dengan adanya dasar hukum ini, identifikasi permasalahan atau kesalahan yang dilakukan oleh suatu pihak dapat lebih mudah dilakukan.
- Sebagai panduan kerja
Seperti telah disebutkan sebelumnya, SOP berfungsi sebagai panduan kerja. Keberadaan aturan yang tertuang dalam SOP akan memudahkan urusan-urusan operasional organisasi.
Panduan ini berisi tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam bekerja, sehingga membantu karyawan dalam menyelesaikan tugasnya. Dengan begitu, pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih teratur dan terarah.
- Memberikan informasi terkait pekerjaan
Dalam pelaksanaannya, SOP memberikan informasi rinci tentang segala aturan maupun tahapan yang berkaitan dengan pekerjaan.
Melalui SOP, pekerja tidak hanya diberi tahu soal prosedur pelaksanaan kerja, melainkan juga berbagai faktor yang dapat mempengaruhi prosesnya.
Contohnya ketika terjadi bencana alam, kecelakaan kerja, saat karyawan hendak cuti melahirkan, cuti menikah, dan lain sebagainya. SOP mengatur apa saja yang harus dilakukan dalam situasi tersebut.
Panduan yang tertera di SOP juga mengatur tentang langkah yang perlu diambil oleh seluruh pihak jika berada dalam kondisi yang tidak diinginkan.
- Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
Terakhir, SOP juga berfungsi sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan dan kewajiban. Dalam perusahaan atau organisasi berskala besar, terdapat berbagai macam divisi dengan tugas dan kewajiban yang beragam. Setiap divisi akan membutuhkan pedoman supaya tugasnya berjalan lancar tanpa terjadi kesalahan.
Melalui SOP, setiap orang akan memperoleh pedoman pelaksanaan mulai dari tata cara, waktu, hingga tempat pelaksanaan pekerjaan.
Tujuan SOP dalam perusahaan
SOP dibuat dengan mempertimbangkan tujuan tertentu yang ingin dicapai. Beberapa tujuan pembuatan SOP yaitu:
- Meminimalisasi kesalahan
Ketika setiap pihak dalam organisasi memahami dan mengimplementasikan SOP, kemungkinan akan terjadinya kesalahan cenderung kecil. Sebab, mereka paham akan apa yang harus dan tidak seharusnya dilakukan.
- Membantu karyawan memahami tugasnya
Keberadaan SOP dapat membantu karyawan dalam memahami secara menyeluruh mengenai aturan dan tata cara pelaksanaan kerja. Selain meminimalisasi terjadinya kesalahan, pemahaman yang baik atas tugas dapat berdampak positif terhadap kinerja karyawan.
- Mempermudah adaptasi
SOP yang berisi panduan rinci akan mempermudah proses adaptasi karyawan yang baru masuk. Selain memahami detail pekerjaan dan peraturan yang berlaku, karyawan baru juga jadi paham terkait hak, kewajiban, serta wewenangnya.
- Membantu perusahaan mencapai target
Keberadaan SOP membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dan target. Dengan adanya pedoman yang mendetail, seluruh pihak dapat bekerja secara efektif dan efisien. Kontribusi yang maksimal ini akan membantu perusahaan dalam mencapai target yang ditetapkan.
7 langkah membuat SOP
- Menentukan tim penyusun SOP
Langkah awal dalam proses pembuatan SOP adalah membuat tim khusus yang akan menyusun SOP. Penyusunan SOP umumnya melibatkan tim ahli yang kompeten di bidangnya masing-masing.
- Mempelajari proses bisnis perusahaan
Untuk dapat mewujudkan SOP yang tepat sasaran, tim penyusun SOP perlu mempelajari proses bisnis perusahaan dengan saksama. Salah satu caranya adalah dengan mengamati proses bisnis dari awal hingga sampai ke tangan pengguna akhir.
- Membuat alur kerja
Berbekal data yang diperoleh dari langkah sebelumnya, tim penyusun SOP dapat mulai membuat alur kerja. Proses ini mungkin akan memakan waktu dan melibatkan trial and error untuk mendapatkan alur kerja yang paling efisien.
- Simulasi SOP
Sebelum ditetapkan, SOP perlu diujicobakan terlebih dahulu. Hasil dari simulasi ini akan menjadi bahan evaluasi tahap akhir sebelum SOP ditetapkan menjadi dokumen legal.
- Evaluasi dan perbaikan
Jika dijumpai kekurangan pada tahapan simulasi, tim penyusun SOP harus melakukan perbaikan-perbaikan. Bila perlu, uji coba tahap kedua dan seterusnya dapat dilakukan.
- Pengesahan SOP
Setelah dianggap final oleh tim penyusun, dokumen SOP yang telah dibuat dapat dimintakan persetujuannya oleh otoritas yang berwenang.
- Sosialisasi SOP
Untuk memastikan tidak ada kendala dalam penerapannya, perlu dilakukan sosialisasi atas SOP yang telah dibuat.