Ada kalanya kita perlu menuliskan surat, terutama dalam urusan pekerjaan. Ketika menulis surat, penulisan alamat surat harus diperhatikan agar tak salah dikirim.
S. Hidajat, dalam bukunya yang berjudul Pembimbing Administrasi dan Surat-menyurat (2000), menjelaskan surat sebagai pernyataan atau berita yang disampaikan melalui lembaran kertas.
Agar pesan dalam surat tersampai dengan baik, hal penting pertama yang perlu diperhatikan adalah penulisan alamat surat.
Penulisan alamat surat yang salah dapat berakibat fatal, yaitu tidak terkirimnya surat ke alamat yang dimaksud.
Kaidah penulisan alamat surat yang benar
Berikut adalah cara menuliskan alamat surat resmi yang baik dan benar, dilansir dari jurnal “Keterampilan Menulis Surat yang Baik dan Benar” (2018) yang ditulis Vidya Octa Sari.
1. Penggunaan kata “kepada” dan “yang terhormat”
Hindari penggunaan atau penulisan kata “kepada” dan “Yth” secara bersamaan. Hal ini dikarenakan dua kata tersebut mewakili satu maksud yang sama.
Selain itu, hindari pula penggunaan kata “kepada” karena kata tersebut berfungsi sebagai kata penghubung.
2. Penggunaan huruf kapital
Penggunaan huruf kapital dalam alamat surat memiliki kaidah yang sama dengan penggunaan huruf kapital dalam kalimat.
Kata-kata seperti nama diri, jalan, daerah geografis, dan gelar akademik ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama tiap kata.
Huruf kapital juga digunakan untuk menuli akronim dalam alamat seperti RT dan RW.
3. Penulisan alamat
Penulisan alamat ini dibagi menjadi dua jenis yaitu diluar amplop atau di dalam amplop, jika surat di dalam amplop maka tidak perlu menggunakan nama lengkap.
Hal ini tentu berbeda dengan penulisan surat diluar amplop, penulisan harus ditulis sejelas-jelasnya.
Kata “jalan” dalam penulisan alamat juga tidak boleh disingkat menjadi ”jl.” atau “jln.”, ditulis dengan terang saja.
4. Tanda baca
Alamat surat tidak perlu diberikan tanda titik (.) karena alamat bukan bentuk kalimat dalam paragraf.
5. Penulisan nama penerima
Jika penerima surat bukan instansi atau perusahaan melainkan individu, nama penerima ditulis dengan kata sapaan seperti “Bapak”, “Ibu”, dan “Sdr.” kemudian diikuti nama penerima.
Selain itu, kata sapaan yang ditulis dalam alamat surat harus menggunakan huruf kapital.
6. Penulisan nama perusahaan
Jika surat yang ditujukan untuk perusahaan, penulisan nama perusahaan didahului dengan jenis badan hukum dari perusahaan tersebut.
Misalnya, jika perusahaan yang dituju berbentuk perseroan terbatas, maka didahului dengan “PT”. Hal yang sama juga berlaku untuk perusahaan jenis commanditaire vennootschap (CV).
Penulisan “PT” juga tidak perlu diberi tanda titik, contohnya “PT Maju Sejahtera”, bukan “PT. Maju Sejahtera”.
Contoh penulisan alamat surat yang baik dan benar
Penulisan alamat surat dengan nama sapaan
Yth. Bapak Nazril wahyu
Jalan Demangan, Kampung Baru 176
Kelurahan Selayar, Kecamatan Pasirian
Kabupaten Ponorogo
80512
Penulisan alamat surat dengan gelar di depan nama
Yth. Ir. Pratikno Nugroho
Jalan Pasar Ibu, Nomor 13
RT 11 RW 015, Kelurahan Bago, Kecamatan Kedung Jajang Baru
Kota Jakarta Pusat
12110
Penulisan alam surat dengan gelar di belakang nama
Yth.Putri Isma, M.Sos.
Jalan Kebayoran lama Blok A-5 Nomor 34
Kelurahan Sawojajar, Kecamatan Srengseng sawah Kota Jakarta Selatan
65123