Mengenal Resepsionis: Tugas, Skill, Jenjang Karier, dan Besaran Gaji

Meskipun sering disebut sebagai penerima tamu, tetapi tugas resepsionis lebih dari sekadar itu. Resepsionis atau receptionist adalah seseorang yang mengurus administrasi dan front desk perusahaan atau secara harfiah diartikan meja depan sebuah hotel atau perusahaan. 

Resepsionis adalah representasi awal perusahaan atau lembaga yang pertama kali ditemui oleh klien, rekanan atau konsumen ketika mengunjungi kantor, gedung atau hotel tertentu. Sebutan lain untuk resepsionis adalah front office atau administrative assistant.

Selama ini, kita bisa jadi mengira tugas resepsionis hanya menerima pengunjung di front office. Namun, ini hanya salah satu dari berbagai tugas dari seorang resepsionis. Lantas, apa saja tugas resepsionis, kemampuan yang dibutuhkan, jenjang karier, dan besaran gajinya?

Tugas dan tanggung jawab resepsionis

Resepsionis tidak hanya menjalankan tugas di bagian depan untuk menyambut tamu saja. Lebih dari itu, mereka juga menjalankan tugas lain sebagai berikut:

• Menerima tamu di front desk dengan menyapa, menyambut, mengarahkan, dan mengumumkan informasi dengan jelas dan tepat.
• Meneruskan panggilan telepon masuk ke staf.
• Mencatat pesan yang berkaitan dengan janji pertemuan.
• Menerima dan menyortir email harian.
• Membantu menjawab kebingungan konsumen atau pengunjung dengan memberi informasi yang tepat.
• Menangani pertanyaan dan keluhan lewat telepon atau email.
• Menerima surat, dokumen, paket dan pengiriman kurir, serta mengantarkan atau mendistribusikan barang.
• Memasukkan data konsumen atau pengunjung.
• Mengarsipkan secara dasar dan melakukan pencatatan.

Skill yang dibutuhkan resepsionis

Setelah mengetahui tentang definisi dan tugas dari seorang resepsionis tak hanya menjadi penerima tamu, maka resepsionis wajib memiliki skillset sebagai berikut:

• Komunikasi

Kemampuan komunikasi baik secara lisan maupun tulisan sangat dibutuhkan oleh resepsionis terkait dengan job desc-nya. Selain itu, kemampuan untuk menjelaskan secara efektif juga diperlukan agar klien dapat menerima informasi yang dibutuhkan dengan jelas.

• Customer Service Skill

Pelayanan prima dibutuhkan oleh resepsionis kepada konsumen, klien dan tamu uang datang. Hal ini karena Resepsionis juga menjadi wajah pertama dari sebuah perusahaan/institusi. Customer Service skill meliputi beberapa skillset seperti empati, komunikasi persuasif, resolusi konflik, dan emotional intelligence.

• Kemampuan Problem Solving

Resepsionis akan menghadapi beberapa tantangan seperti software error, komplain dari customer, klien atau tamu. Kemampuan problem solving tentu dibutuhkan untuk menguasai situasi di tengah tantangan tersebut. Perlu diingat, resepsionis juga harus bisa menjadi sumber informasi yang dapat diandalkan.

Tools yang digunakan resepsionis

Tools yang harus dikuasai oleh resepsionis adalah Microsoft Office. Hal ini menjadi kemampuan teknis dasar yang harus dikuasai sejalan dengan penerapan teknologi informasi di semua lini pekerjaan.

Dengan menguasai skill Microsoft Office, maka dapat menjadi dasar untuk menguasai skill mengoperasikan software lain yang dibutuhkan.

Jenjang karier resepsionis

Adapun jenjang karir resepsionis adalah:

• Junior Receptionist

Memiliki tanggung jawab yang sama dengan rekan di front desk, posisi ini melakukan kegiatan administrasi hingga melayani customer. Posisi ini akan terbagi dengan tim yang diawasi oleh seorang atasan.

• Tenant Relationship Executive

Posisi ini bertanggung jawab memastikan segala proses kegiatan resepsionis berjalan lancar. Posisi ini juga berperan sebagai penghubung dalam mengatasi keluhan pelanggan dengan meneruskan informasi ke departemen terkait.

• Front Office Manager

Jenjang paling tinggi dari karir resepsionis ini adalah membangun dan memelihara hubungan baik dengan klien maupun calon klien. Selain itu, FO Manager akan mempertahankan citra perusahaan yang positif sesuai dengan tanggung jawabnya.

Besaran gaji resepsionis