Kemampuan berkomunikasi secara efektif melalui chat atau pesan teks merupakan aspek penting dalam kehidupan profesional.
Saat berkomunikasi lewat chat dengan atasan di kantor, penggunaan pesan yang efektif dapat membantumu membangun hubungan yang positif dan menjalani pekerjaan dengan lebih lancar.
Untuk menyampaikan chat secara efektif kepada atasan, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan mulai dari waktu mengirim pesan, cara menyampaikan pesan, hingga pemilihan bahasa yang digunakan.
- Perhatikan waktu
Sebelum mengirim chat kepada atasan, pastikan untuk memilih waktu yang tepat. Hindari mengirim pesan pada jam-jam larut malam atau di hari libur, kecuali dalam situasi darurat.
- Jangan bertele-tele
Pastikan untuk menyampaikan pesan secara jelas dan ringkas. Cukup sampaikan hal yang diperlukan, hindari menuliskan chat yang ambigu maupun terlalu panjang.
- Gunakan bahasa yang Profesional
Dalam konteks pekerjaan, penggunaan bahasa yang profesional tentunya sangat penting. Hindari menggunakan singkatan atau emoji yang tidak perlu di dalam chat kepada atasan.
- Perhatikan tata krama
Jangan lupa untuk menyertakan salam pembuka dan penutup yang sopan, seperti "Selamat pagi, Pak" dan "Terima kasih, Bu".
- Jangan spam
Hindari mengirim chat berulang kali jika atasan belum merespons. Berikan jeda waktu misalnya beberapa jam sebelum mengirimkan ulang pesan kepada atasan, kecuali jika keadaan mendesak.
- Pertimbangkan gaya komunikasi atasan
Setiap orang biasanya memiliki preferensi komunikasi yang berbeda. Beberapa lebih suka pesan yang singkat dan langsung, sementara yang lain mungkin lebih suka penjelasan yang detail. Sesuaikan pesan dengan gaya chat atasanmu.
Nah, berikut ini contoh atau template chat yang bisa dikirimkan kepada atasan untuk menyampaikan maksud di berbagai situasi:
Contoh chat untuk meminta umpan balik
"Selamat pagi, Pak. Terkait proyek yang sedang saya kerjakan, apakah ada feedback dari Bapak? Terima kasih sebelumnya."
Contoh chat untuk melaporkan kemajuan
"Salam sehat, Bu. Saya hendak melaporkan perkembangan terkait proyek terbaru yang di-handle perusahaan kita. Puji syukur, proyek berjalan sesuai jadwal dan anggaran."
Contoh chat untuk meminta bantuan
"Selamat pagi Pak, mohon maaf mengganggu waktunya. Saya menjumpai kesulitan dalam mengerjakan tugas ini. Apakah Anda bisa memberikan bantuan atau saran? Terima kasih."
Contoh chat apresiasi
"Terima kasih atas kesempatan, bantuan, dukungan yang Ibu berikan kepada saya dalam mengerjakan proyek ini."
Contoh chat untuk meminta izin cuti
"Selamat pagi, Pak. Saya izin untuk tidak masuk kerja hari ini dikarenakan sedang sakit. Terima kasih atas perhatiannya."
Demikian tips berkomunikasi via chat dengan atasan beserta contoh-contoh yang bisa diterapkan. Ingatlah bahwa komunikasi yang baik adalah kunci untuk mencapai kesuksesan di tempat kerja.
Semoga bermanfaat!