Mengenal General Affair di Perusahaan: Pengertian, Tugas, Fungsi, dan Jenjang Karier

General affair atau GA adalah posisi di perusahaan yang biasanya berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional. 

Posisi ini sering dihubungkan dengan divisi HRD maupun purchasing. Namun, terdapat perbedaan yang signifikan di antara kedua posisi tersebut.

Seorang GA bertugas mengatur berbagai urusan operasional kantor baik yang rutin maupun tidak terduga. 

Oleh karena itu, peran GA sangat penting dalam menjaga kelancaran sebuah perusahaan. Simak artikel berikut untuk mengetahui lebih lanjut terkait posisi GA.

Apa itu general affair?

Secara umum, GA adalah departemen dalam perusahaan yang bertanggung jawab menangani berbagai urusan administratif dan operasional.

Pekerjaan GA biasanya berkaitan dengan kebutuhan kantor seperti perizinan, perjalanan dinas, pengelolaan gedung dan fasilitas, serta pengelolaan dokumen dan arsip. 

Staf GA berbeda dengan staf divisi purchasing atau pembelian. Jika divisi purchasing berkaitan dengan pengadaan barang dan kebutuhan perusahaan, staf GA bertugas melakukan perawatan dan menjaga barang serta fasilitas tersebut.

Tugas general affair dalam perusahaan

Tugas-tugas general affair berkaitan dengan keperluan rutin dan mendadak dalam perusahaan. 

Fokus GA sendiri adalah memberikan pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi menjaga kelancaran kinerja perusahaan secara menyeluruh.

Berikut ini adalah tugas-tugas seorang general affair.

• Pengadaan barang dan fasilitas perusahaan

Barang atau aset perusahaan seperti printer atau laptop tentunya memiliki masa pakainya tersendiri. Tugas GA adalah memastikan penggantian barang-barang tersebut mulai dari tahap pengajuan, pemilihan supplier, hingga pengadaan barang.

• Inventarisasi alat dan fasilitas perusahaan

GA bertanggung jawab untuk membuat pendataan atau inventarisasi fasilitas perusahaan. Inventarisasi bertujuan untuk mengetahui jumlah, kondisi, dan kelayakan aset sehingga dapat diketahui kapan waktunya untuk melakukan penggantian fasilitas.

• Perawatan dan pemeliharaan aset perusahaan

Tugas GA selanjutnya adalah untuk melakukan perawatan, pemeliharaan, dan pengawasan atas fasilitas perusahaan yang telah dibeli. Hal ini bertujuan untuk menjaga kelayakan aset dan memperpanjang masa pakainya.

Oleh karena itu, GA biasanya melakukan inspeksi rutin untuk mengecek kelayakan dan kepatutan setiap divisi dalam menggunakan aset dan fasilitas perusahaan.

• Mengurus perizinan

Staf GA bertugas mengurus segala bentuk perizinan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Perizinan ini meliputi legalitas perusahaan, pengadaan proyek, pembangunan, dan bentuk perizinan lainnya.

• Membuat SOP

Dalam rangka menjaga fasilitas perusahaan, GA perlu membuat sistem kerja yang mendetail terkait perawatan, pemeliharaan, serta penggunaan fasilitas kantor. 

• Berkomunikasi dengan pihak luar

Urusan ke luar perusahaan juga menjadi tugas seorang staf general affair. GA perlu menjaga hubungan baik dan menjalin komunikasi dengan pihak luar mulai dari vendor, supplier, pemerintah daerah, ormas, hingga aparat keamanan.

Fungsi general affair dalam perusahaan

Berdasarkan tugas-tugas di atas, general affair memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut.

• Pemeliharaan dan perawatan

Fungsi utama dari jabatan ini adalah melakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap setiap aset dan fasilitas yang dimiliki perusahaan.

GA juga melakukan penilaian atas kondisi setiap fasilitas baik fasilitas lama maupun baru. Setiap pengadaan barang dan fasilitas baru perlu melewati tahap asesmen dari departemen ini.

Selain itu, GA juga melakukan inspeksi terhadap kebersihan, kerapian, dan kondisi dari setiap fasilitas yang ada di dalam perusahaan. Hal ini termasuk fasilitas kantor seperti toilet, tempat ibadah, kelistrikan, dan aset-aset lainnya baik aset bergerak maupun tetap.

• Menyiapkan laporan berkala

Fungsi lainnya dari jabatan GA adalah menyiapkan laporan berkala, terutama untuk keperluan rapat anggaran. Laporan ini terdiri dari aset dan beban biaya yang dikeluarkan kantor. 

• Membantu perizinan

Segala urusan perizinan terkait kegiatan kantor dilakukan oleh departemen ini. Sehubungan dengan fungsi ini, GA sekaligus berperan sebagai humas yang menghubungkan perusahaan dengan pihak eksternal seperti pemerintah daerah, aparat keamanan, ormas, dan pers.

• Membina hubungan baik

Fungsi selanjutnya dari General Affair menjaga hubungan baik dengan pihak-pihak luar, terutama vendor dan supplier barang atau jasa. Hal ini mencakup fungsi untuk menjaga citra perusahaan di mata masyarakat.

Kualifikasi dan jenjang karier general affair

Menjadi staf general affair memerlukan kemampuan dan kualifikasi yang spesifik, antara lain:

• Kemampuan berkomunikasi yang baik.
• Mampu menyelesaikan masalah atau problem solving.
• Kemampuan menyusun anggaran.
• Mampu beradaptasi di berbagai lingkungan.
• Memiliki pemahaman lisan yang baik.
• Memiliki pemahaman deduktif yang mumpuni.

Terkait jenjang karier, seorang staf GA berkesempatan mendapatkan promosi untuk menjadi supervisor. 

Jika terdapat peningkatan kualitas kerja, seorang supervisor dapat dipilih untuk memimpin departemen operasional sebagai manajer GA

Posisi tertinggi dari profesi ini yaitu head of GA yang akan secara langsung berkomunikasi dengan tim dewan direksi dan kepala divisi lain.