Sering Dianggap Sama, Ini Perbedaan Data Entry dan Admin

Pekerjaan sebagai data entry dan admin dapat dijumpai di hampir semua perusahaan. Kedua posisi itu memang menjadi yang paling banyak dicari oleh perekrut. 

Tak sedikit orang yang mengira data entry dan admin adalah pekerjaan yang sama. Padahal, keduanya memiliki perbedaan yang signifikan. 

Profesi data entry berkaitan dengan proses memasukkan data ke dalam sistem, sementara pekerjaan admin berfokus pada pengelolaan kebutuhan administrasi perusahaan. 

Seorang admin dapat dikatakan memiliki cakupan tugas yang lebih luas dibandingkan data entry yang pekerjaannya berfokus pada proses input data saja. 

Untuk lebih jelasnya, simak pengertian dari admin dan data entry berikut. 

Apa itu data entry?

Data entry adalah posisi yang bertanggung jawab memasukkan dan memperbarui data ke dalam sistem komputer atau layanan elektronik. Pekerjaan ini bersifat administratif karena tugas sehari-harinya melibatkan input data dan informasi ke dalam database yang dimiliki perusahaan. 

Tugas utama data entry adalah melakukan pengambilan data dari berbagai sumber seperti dokumen fisik, formulir, atau sumber digital untuk dimasukkan ke dalam sistem komputer menggunakan format yang sesuai. 

Apa itu admin?

Admin adalah seseorang yang bertanggung jawab atas seluruh tata kelola administrasi di perusahaan. Melansir Indeed, pekerjaan admin umumnya meliputi pengurusan berkas, pembuatan laporan, pengarsipan, pengaturan jadwal, hingga pengelolaan anggaran.

Seorang admin harus memiliki kemampuan komunikasi yang mumpuni, sebab admin kerap menjadi orang pertama yang berhadapan dengan pelanggan. Selain itu, admin juga banyak melakukan koordinasi dengan staf dan departemen lain dalam menjalankan pekerjaannya, termasuk berinteraksi dengan karyawan senior. 

Perbedaan tugas data entry dan admin

Meski sama-sama bersifat administratif, profesi admin dan data entry sebenarnya cukup berbeda satu sama lain, terutama dari segi peran dan tanggung jawab. 

Data entry memiliki tanggung jawab utama yakni memasukkan dan memperbarui data dan informasi, serta memastikan database perusahaan selalu akurat, update, dan terorganisasi. 

Berbeda dengan data entry, admin memiliki cakupan tanggung jawab yang lebih luas. Tugas-tugas admin pada umumnya meliputi:

• Mengelola dan mengarsipkan data. 
• Menjawab pertanyaan dari pelanggan dan klien.
• Melakukan jadwal dan pertemuan.
• Mengelola perlengkapan kantor.
• Melakukan tugas-tugas administratif lainnya. 

Perbedaan keterampilan yang dibutuhkan data entry dan admin 

Karena memiliki tugas yang berbeda, keterampilan yang dibutuhkan oleh data entry dan admin juga berbeda. 

Seorang data entry harus memiliki kemampuan seperti:

• Keterampilan mengetik dengan cepat.
• Mampu mengoperasikan komputer dan perangkat lunak yang diperlukan.
• Perhatian terhadap detail.
• Mampu bekerja dengan cepat dan akurat.

Sementara itu, sejumlah kemampuan yang diperlukan oleh admin antara lain:

• Kemampuan berkomunikasi yang baik. 
• Mampu bekerja secara terorganisir. 
• Memiliki manajemen waktu yang baik. 
• Kemampuan bekerja sama dan bekerja dalam tim.

Itu dia informasi seputar perbedaan profesi admin dan data entry, semoga bermanfaat!