HRIS atau Human Resource Information System merupakan perangkat lunak yang menyediakan catatan terpusat untuk karyawan yang digunakan dalam proses mengontrol Sumber Daya Manusia.
HRIS juga menawarkan fungsi SDM lainnya seperti perekrutan, manajemen waktu dan kehadiran, evaluasi dan motivasi kinerja, atau manajemen kinerja.
Manfaat menggunakan sistem HRIS
- Memudahkan penyimpanan data karyawan
HRIS merupakan sistem pengarsipan yang dapat melacak dinamika karyawan. Oleh karena itu, HRIS menjadi referensi terpercaya untuk informasi pribadi.
HRIS juga dapat menyimpan informasi penting yang harus dimiliki oleh pelaku usaha, seperti detail kontak, nomor wajib pajak atau validitas sertifikat profesi karyawan.
- Pekerjaan tim personalia menjadi lebih efisien
Beberapa perusahaan masih menyimpan informasi karyawan dalam bentuk dokumen fisik, sehingga membutuhkan waktu lama untuk menemukan folder yang tepat. Dengan menyimpan semua data dalam satu sistem melalui HRIS.
Jadi tim personalia tidak hanya dapat menghemat waktu tetapi juga mendapatkan keuntungan dari keakuratan data. Hal ini tentu membuat kerja tim HR menjadi lebih efektif dan efisien.
- Mendukung proses pengambilan keputusan
HRIS memungkinkan pemantauan informasi yang dibutuhkan untuk mendorong suatu pihak dan strategi bisnis.
Sedangkan data yang berbeda dapat dilacak secara akurat dan cepat berdasarkan prioritas bisnis, memberi manajer SDM akses ke informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan.
- Akses informasi yang fleksibel
Sebagian besar HRIS adalah aplikasi yang terhubung ke web, sehingga informasi SDM dapat diakses kapan saja, di mana saja. Pemilik bisnis dan SDM dapat memantau kinerja karyawan secara fleksibel dan bebas.
Fungsi HRIS
Fungsi utama software HRIS terbagi menjadi beberapa jenis sesuai dengan fungsinya, yaitu dapat membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia, khususnya sumber daya manusia. Berikut jenis dan fungsi HRIS yang umum digunakan di Indonesia.
- HRIS fungsional
HRIS fungsional menyediakan semua informasi karyawan sehingga manajer dapat lebih mudah membuat keputusan.
Jenis sistem HRIS ini terdiri dari lima bagian utama, antara lain sistem informasi pegawai, sistem pelacakan jabatan, sistem evaluasi kinerja pegawai, sistem rekrutmen pegawai, dan sistem manajemen peraturan pemerintah terkait ketenagakerjaan.
- HRIS taktis
Kemampuan taktis HRIS memberi informasi yang dibutuhkan manajer untuk membuat keputusan guna mengoptimalkan alokasi sumber daya manusia. HRIS jenis ini menangani beberapa hal, seperti analisis tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan, keputusan ketenagakerjaan, rencana kompensasi dan tunjangan karyawan.
- HRIS strategis
HRIS strategis berguna untuk menyelaraskan strategi perusahaan dengan karyawan dan mengetahui perencanaan kerja karyawan secara umum.
HRIS jenis ini memiliki tiga komponen utama yaitu perencanaan strategis jangka panjang perusahaan, seperti membangun pabrik atau kantor di lokasi baru, manajemen karyawan yang lebih rinci, dan sistem informasi yang membantu negosiasi dengan pihak ketiga.
- HRIS komprehensif
HRIS komprehensif adalah jenis HRIS yang mencakup semua informasi karyawan, seperti B. penggajian, partisipasi karyawan, pelatihan karyawan, proses kepegawaian, dengan peraturan pemerintah terkait pekerjaan.
Demikian informasi seputar HRIS yang dapat Anda simak sebagai bagian dari proses digitalisasi catatan terpusat untuk memudahkan sistem pelacakan dan controling sebuah usaha.