Mengenal Front Office, Pengertian, Tugas, dan Struktur Organisasinya

Istilah front office pasti tidak asing lagi bagi dunia perhotelan. Biasanya area ini menjadi bagian paling sibuk karena sering terlihat dan berhubungan dengan tamu yang datang.

Front office juga sering disebut dengan guest service area (area pelayanan tamu). Sementara yang bertugas di sana bisa disebut dengan guest service agent atau front liner.

Untuk mengetahui lebih jauh apa itu front office dan bagaimana tugas mereka, yuk, langsung saja simak ulasan berikut ini. 

Pengertian front office

Mengutip dari repository.uib.ac.id, front office merupakan bagian pusat yang bekerja sebagai jantung dari segala aktivitas tamu di hotel, yang menangani proses check-in maupun checkout.

Front office memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan pendapatan bagi perusahaan dan menjadi garda terdepan untuk memberikan pelayan terbaik kepada pengunjung.

Selain itu, mereka juga menjadi bagian yang penting bagi tamu untuk melaporkan masalah atau kebutuhan akan bantuan tertentu, juga sumber informasi.

Hal tersebut sesuai dengan penjelasan dalam buku Pengantar Operasional Kantor Depan Hotel karangan Agusnawar; front office merupakan salah satu departemen atau bagian yang langsung memberikan pelayanan kepada tamu. Dimulai dari calon tamu mengadakan pemesanan kamar/pre-arrival sampai tamu tinggal dan berangkat (check-out) dari hotel. 

Tugas front office

• Menangani kedatangan tamu untuk pemesanan hotel dan juga yang telah melakukan reservasi sebelumnya. 
• Bertanggung jawab atas segala pertanyaan dan keluhan dari tamu. 
• Sebagai narahubung antara tamu dan departemen lain di hotel.
• Menyusun laporan status kamar hotel dengan jelas tentang ketersediaan status kamar. 
• Mencatat segala transaksi keuangan dari tamu hotel. 
• Menyusun riwayat kunjungan tamu. 
• Bertanggung jawab untuk menangani barang bawaan tamu. 

Struktur organisasi departemen front office

Front Office Manager: bertanggung jawab memberikan kesan yang positif dan menciptakan kepuasan tamu di area kerja.

Assistant Front Office Manager: bertanggung jawab untuk membantu kelancaran keseluruhan tugas di bagian front office serta menggantikan front office manager saat berhalangan dan mengkoordinir tugas-tugas sesuai pekerjaannya.

Duty Manager: bertanggung jawab untuk mendukung pekerjaan operasional secara menyeluruh di departemen front office serta mengontrol operasional lintas departemen pada shift tertentu.

Executive Lounge Manager: bertanggung jawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif serta menjamin kepuasan tamu dan staf menurut standar pelayanan yang sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif.

Front Desk Supervisor: bertanggung jawab untuk memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu hotel dengan cara memberikan arahan kepada staf front desk dan juga mengontrol kode akses komputer di bagian front desk.

Chief Concierge: bertanggung jawab dan memastikan bahwa semua tamu hotel memiliki pengalaman yang berkesan di area pintu depan hotel, lobby maupun bell desk.

Business Centre Supervisor: bertanggung jawab untuk mengarahkan semua aspek fungsi hotel dari pusat bisnis agar mendapatkan kepuasan tertinggi dari tamu yang menginap.

Bell Captain: bertanggung jawab untuk mengurus barang bawaan tamu saat datang, selama menginap maupun ketika tamu pergi untuk check out meninggalkan hotel.

Bellboy: bertanggung jawab untuk membantu para tamu untuk menangani barang bawaan mereka.

Door Man: bertanggung jawab untuk  menyambut kedatangan tamu termasuk untuk membukakan pintu pada kendaraan maupun pintu lobby hotel.

Receptionist / Front Desk Agent: bertanggung jawab untuk menangani registrasi tamu serta memberikan pelayanan check-in dan check-out maupun mengurus pembayarannya.

Guest Relations Officer: bertanggung jawab untuk mengantarkan tamu dan memberikan segala bentuk pelayanan serta bantuan selama tamu menginap di hotel.

Telepon Operator: bertanggung jawab untuk mengelola layanan komunikasi baik telepon, faksimili, maupun email dengan berpedoman terhadap kebijakan teknis yang telah ditetapkan.

Airport Representative: bertanggung jawab untuk menjemput tamu dari bandara dan juga mengantarkan kembali tamu ke bandara sesuai dengan standar hotel.

Demikian penjelasan tentang front office. Semoga bermanfaat!