Pekerjaan sebagai seorang sekretaris sering kali dianggap remeh oleh beberapa orang. Mereka berpikir bahwa tugas sekretaris cenderung mudah dan bisa dilakukan oleh siapa saja.
Padahal, menjadi seorang sekretaris membutuhkan keahlian khusus yang tidak dimiliki oleh semua orang mengingat job desc yang dimiliki juga sangat banyak.
Selain itu, peran sekretaris juga sangat penting dalam menjaga kelancaran administrasi dan operasional kantor.
Lalu, seperti apa sebenarnya pekerjaan seorang sekretaris? Apa saja tugas-tugasnya?
Pengertian sekretaris
Sekretaris adalah seorang profesional di bidang administrasi yang memiliki peran tak terpisahkan dalam bisnis.
Seorang sekretaris umumnya mengatur pekerjaan-pekerjaan kantor, menerapkan prosedur, dan melaksanakan tugas administrasi tambahan.
Tugas administratif sekretaris cukup beragam, bergantung pada bidang yang digeluti oleh organisasi atau perusahaan. Tugas seorang sekretaris umumnya mencakup, tetapi tidak terbatas pada hal-hal berikut:
- Melakukan tugas-tugas resepsionis seperti menyambut klien, pelanggan, atau pengunjung.
- Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon.
- Mengelola dokumen dan memelihara sistem pengarsipan.
- Membantu supervisor dan staf dalam mengerjakan proyek dan tugas-tugas perusahaan.
Tugas sekretaris
- Melakukan pencatatan administrasi
Sekretaris bertanggung jawab dalam urusan administrasi seperti mencatat aktivitas organisasi, mengarsipkan notulen dan laporan, menyiapkan dokumen, serta memastikan supaya kontak karyawan selalu up-to-date.
Sekretaris juga harus mencatat dan membuat daftar nama dan kontak yang diperlukan oleh organisasi atau perusahaan seperti klien, investor, pemerintah, dan pihak eksternal lainnya.
- Melakukan organisasi dan distribusi pesan
Salah satu tugas esensial seorang sekretaris adalah melakukan organisasi dan distribusi memo, catatan, pesan, dan bentuk komunikasi tertulis lainnya.
Oleh sebab itu, sekretaris perlu memiliki kemampuan komunikasi dan analisis yang baik. Sekretaris harus bisa menentukan mana pesan yang penting dan harus segera disampaikan dan mana pesan yang bisa disampaikan nanti.
- Mengatur jadwal perusahaan
Sekretaris juga bertanggung jawab untuk mengatur berbagai jadwal dan agenda formal di dalam perusahaan, contohnya jadwal pertemuan antara eksekutif perusahaan dengan klien atau vendor.
Sekretaris juga bertugas mengingatkan para staf terkait jadwal rapat atau konferensi yang akan datang.
- Mengelola dokumen dan arsip
Tugas selanjutnya dari seorang sekretaris adalah menjaga dan mengorganisasi dokumen, rekaman, dan arsip milik perusahaan.
Saat ini, kebanyakan perusahaan telah menggunakan sistem komputer untuk menyimpan berbagai jenis dokumen. Hal ini membuat sekretaris juga perlu memiliki kemampuan teknis yang diperlukan untuk mengelola dokumen, seperti kemampuan mengoperasikan komputer dan aplikasi perangkat lunak.
- Komunikasi dengan berbagai pihak
Menjadi seorang sekretaris berarti harus siap untuk berkomunikasi dengan banyak pihak, mulai dari pihak internal seperti manajer, staf, dan pejabat perusahaan serta pihak-pihak eksternal.
Terkadang, sekretaris juga bertindak sebagai penengah komunikasi di antara dua atau lebih pihak. Oleh sebab itu, seorang sekretaris harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.
- Menyambut tamu dan klien bisnis
Seperti disebutkan sebelumnya, sekretaris dapat mengerjakan tugas-tugas resepsionis seperti menyapa pihak eksternal yang berkunjung ke perusahaan.
Misalnya, seorang asisten eksekutif dapat bertindak sebagai penyambut klien yang datang ke konferensi atau rapat. Tak hanya menyambut, sekretaris juga harus memenuhi kebutuhan tamu dan memastikan kenyamanan mereka.
Pelayanan yang baik terhadap tamu tentunya akan meningkatkan citra dan nama baik perusahaan.
- Mencatat hasil rapat
Tugas sekretaris yang satu ini mungkin sudah banyak diketahui, bahkan sudah menjadi stereotip tersendiri bagi seorang sekretaris.
Kehadiran sekretaris diperlukan pada setiap rapat untuk mengatur dan mencatat hasil pertemuan dalam bentuk minutes of meeting (MOM).
- Memastikan ketersediaan peralatan kantor
Sekretaris di beberapa perusahaan juga dapat bertanggung jawab atas ketersediaan perlengkapan kantor.
Mereka harus mencatat perlengkapan apa saja yang masih tersedia, yang sudah habis, dan yang dibutuhkan.
Sekretaris kemudian akan meneruskan catatan tersebut kepada staf lain yang bertugas untuk membelinya.
- Mengatur jadwal meeting
Selain menjadwalkan rapat dan pertemuan, seorang sekretaris juga bertanggung jawab untuk mengatur bahkan memimpin jalannya rapat jika eksekutif atau direktur perusahaan berhalangan hadir.
Saat memimpin rapat, sekretaris bertugas membahas poin-poin penting dari pertemuan dan membuat catatan untuk CEO dan pembuat keputusan lainnya di perusahaan.
- Melakukan supervisi terhadap staf dan karyawan baru
Terakhir, sekretaris juga dapat berperan sebagai mentor bagi para staf saat ada prosedur baru yang harus diterapkan atau saat melakukan pelatihan terhadap karyawan baru.
Karena pengalaman dan pengetahuannya yang luas atas perusahaan, banyak sekretaris yang juga membantu staf maupun karyawan dalam mengembangkan keterampilan mereka.
Itu tadi pengertian dan tugas-tugas dari seorang sekretaris di perusahaan maupun organisasi. Karena memiliki job desc yang sangat luas, seorang sekretaris harus menguasai berbagai keterampilan mulai dari kemampuan administratif, komunikasi, pelayanan konsumen, kemampuan teknis, hingga kemampuan analisis dan pemecahan masalah.
KOMENTAR
Latest Comment